نوشته‌ای می‌تواند سند تلقی شود که به وسیله اشخاصی که اصحاب دعوی هستند و یا از طرف یکی از ایشان که در ایجاد آن اعمال حقوقی مؤثر باشد، تنظیم شده باشد، لذا «بیان کتبی اطلاعات اشخاصی که در عمل حقوقی دخالتی نداشته‌اند و در وقوع حوادث وقایع خارجی گواهی می‌دهند «شهادت‌نامه» است، نه سند»،[۱۷] و شهادت‌نامه به تصریح ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی[۱۸] سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت، چرا که گاهی، «اشخاصی که در وقوع معامله و یا تصرف و تنظیم سندی دخالت نداشته‌اند درباره آن از اطلاع یا مشاهده خود نظری بدهند، گفته آنان سند محسوب نمی‌شود، هر چند در نوشته‌ای باشد و باید آن را شهادت مکتوب گفت»،[۱۹] زیرا صدور شهادت‌نامه «از ناحیه غیر متداعیین می‌باشد و مفاد آن نیز الزاماًً، همواره و به طور مستقیم، تعهدی را برای یکی از طرفین، اثبات نمی‌کند».[۲۰] با توجه به همین عنصر قابلیت استناد است که می‌توان بیان داشت تنها نوشته‌ای که طرفین تنظیم و تهیه کنند و نه اشخاص ثالث می‌تواند در دعوا به عنوان سند ارائه شود، اما ممکن است این نوشته در دعوی دیگر قدرت و توان اثباتی نداشته باشد.
همان گونه که اشاره شد، در حقوق ثبت، قانون‌گذار از سند تعریفی ارائه نداده است، در حالی که عمده کاربرد این واژه در حقوق ثبت است. در واقع، این واژه اصطلاحی ثبتی است و تعریف و کاربرد آن در حقوق ثبت، با تعریف و کاربرد آن در حقوق مدنی متفاوت است.[۲۱] در کتاب دوم (در اسناد) از جلد سوم قانون مدنی (در ادله اثبات دعوا)، و همچنین، در مبحث سوم (اسناد) از فصل دهم (رسیدگی به دلایل) باب سوم قانون آیین دادرسی مدنی سال ۱۳۷۹، از سند به عنوان یکی از ادله اثبات دعوی یاد شده است، یعنی به سند از جنبه اثباتی آن توجه شده، نه هم جنبه ثبوتی و هم جنبه اثباتی. در واقع، در دیدگاه قوانین اخیر هدف از تنظیم سند فراهم آوردن امکان استناد به آن است و به همین دلیل ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند را نوشته‌ای تعریف می‌کند که در مقام دعوا یا دفاع «قابل استناد» باشد. شاید به همین علت حقوق دانان هر سندی را که در مقام اثبات اعمال حقوقی به کار رود دلیل نمی‌شناسند و تنها سندی را دلیل می‌دانند که بتواند در دادرسی دلیل قرار گیرد. درباره علت این فرض آمده است: «دعوا اصولاً درباره حق است، یکی خود را صاحب حق می‌داند و دیگری حق را منکر است و ادعا می‌کند که خودش صاحب حق است، در نزاع میان آنان درباره حق، نوشته‌ای که در آن از حقی سخن گفته نشده است، نمی‌تواند در دادگاه ابراز شود»،[۲۲] اما سند مورد توجه در حقوق ثبت، خود نوشته‌ای است که «دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می‌کند، و در صورت لزوم، خود این نوشته می‌تواند ثبوت حق موضوع آن را بدون اینکه نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات کند.[۲۳] بنابرین، سند اصولاً برای اثبات حق تنظیم می‌شود نه ایجاد آن، چرا که از ارکان تشکیل دهنده معاملات و یا شرایط صحت آن ها نیست، بلکه هدف از تنظیم سند، تثبیت مالکیت افراد و جلوگیری از وقوع نزاع احتمالی در آینده است.
بند سوم: داشتن امضا یا اثر انگشت
سومین رکن سند امضا و یا اثر انگشت است، این مورد در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در تعریف سند مسکوت مانده، اما این قرینه‌ای بر عدم ضرورت تعریف آن نیست، زیرا تنها زمانی سند در مقام اثبات دعوی یا دفاع از دعوی قابلیت استناد دارد که قابلیت انتساب داشته باشد، «مندرجات هر نوشته و هر سندی زمانی نسبت به کسی قابل انتساب است که دارای امضا باشد و عرف مسلم جامعه نیز سندی را که فاقد امضا باشد به عنوان دلیل نمی‌پذیرد»،[۲۴] چرا که، «امضا نشان تأیید اعلام‌های مندرج در سند و پذیرش تعهدهای ناشی از آن است و پیش از آن، نوشته را باید طرحی به حساب آورد که موضوع تدبر است و هنوز تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده است. سند امضا نشده ناقص است و مهمترین رکن اعتبار را ندارد… ضرورت وجود امضا یا اثر انگشت در ذیل نوشته برای سند شمردن آن، به گونه‌ای که بتوان آن را در مقام دعوی یا دفاع از دعوی ارائه نمود، همواره مورد توجه قانون‌گذار در قوانین مختلف حقوقی و حقوق دانان بوده و شاید علت مسکوت ماندن این امر در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی را بتوان بدیهی بودن چنین موضوعی در نزد عرف مسلم جامعه عنوان کرد، هر چند در قوانین متعدد پراکنده بعد و اخیر این نقیصه جبران شده است.
مبحث دوم: سند رسمی
قانون مدنی سند را بر دو نوع تقسیم نموده است: سند رسمی و سند عادی. (ماده ۱۲۸۶).
ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی سه نوع از اسناد را رسمی شناخته است:
۱ـ اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده است.
۲ـ اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد.
۳ـ اسنادی که نزد سایر مأموران رسمی تنظیم شده باشد. مانند شناسنامه‌ای که توسط مأموران اداره ثبت احوال وفق مقررات صادر شده باشد. مشروط بر اینکه تنظیم‌کننده سند صلاحیت تنظیم آن را داشته باشد و سند را بر طبق مقررات قانونی تنظیم کرده باشد.
بنابرین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا کارمندی که از خدمت برکنار گردیده است، یا نزد مأموری که صلاحیت آن را نداشته است، تنظیم گردد. مثلاً مأمور ثبت دفتر املاک سند معامله یا سند سجلی صادر کند یا مأمور ثبت احوال گواهینامه رانندگی یا گذرنامه یا سند مالکیت صادر کند آن سند رسمیت نداشته و در برخی موارد اعتبار هم ندارد.
همچنین اگر سندی نزد مأموران ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.
گفتار نخست: سند رسمی از نظر قانون ثبت
گر چه در قانون ثبت تعریف خاصی از سند رسمی نشده است ولی از مطالعه مجموع مواد مربوطه چنین استنباط می‌شود که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد. بنابرین سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی مذکور در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، به این توضیح که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی است از نظر قانون مدنی هم رسمی است، زیرا به تصریح ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اسناد ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی یا در اداره ثبت اسناد و املاک رسمی است. اما ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد ولی از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود. مانند شناسنامه که چون توسط مأمور ذیصلاح و مطابق مقررات صادر گردیده است. بنا بر تعریف قانون مدنی سند رسمی است ولی چون در دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است در عرف ثبتی و از نظر قانون ثبت به آن سند رسمی گفته نمی‌شود.
