۲-۱-۴)ویژگی های اطلاعات

در تصمیم گیری های با اهمیت، مدیران واحدهای انتفاعی عملا بر اطلاعات اتکا می‌کنند. ‌بنابرین‏ درک ارتباط فرایند تصمیم گیری با اطلاعات حائز اهمیت بسیار است. اطلاعات باید ویژگی های مشروح زیر را دربرداشته باشد (شباهنگ ۱۳۹۰، ص ۴):

الف)دقیق بودن اطلاعات^[۷۰]– دقیق بودن یعنی هیچ گونه اشتباه یا خطائی در اطلاعات راه ندارد. منظور از دقیق بودن اطلاعات این است که اطلاعات روشن باشد و دقیقا معنی داده هایی را که بر آن مبتنی است، منعکس سازد.

ج)ذیربط بودن اطلاعات- ذیربط بودن آخرین ویژگی مهم اطلاعات سودمند است. آن چه برای دریافت کننده ی اطلاعات ذیربط به شمار می رود، لزوماً برای دریافت کننده ی دیگری ذیربط نیست.

د)سودمندی اطلاعات^[۷۱]– اطلاعات باید مربوط به وظیفه (اطلاعات تفصیلی برای مدیران رده اول، اطلاعات کلی عمومی برای مدیران سطح عالی) باشد. اطلاعات همچنین باید کامل، دقیق و به موقع نیز باشد، اگر اطلاعات در زمانی که به آن نیاز است در دسترس نباشد دیگر ارزشی ندارد.

و)کیفیت اطلاعات^[۷۲]– هر قدر اطلاعات دقیق تر باشد کیفیت آن بیشتر است و مدیر می‌تواند به هنگام تصمیم گیری بیشتر به آن تکیه کند (با اطمینان بیشتر از آن استفاده نماید).

ه)به موقع بودن اطلاعات^[۷۳]– اطلاعاتی که به وسیله یک سیستم اطلاعاتی ارائه می شود باید در زمان مناسب، به فرد مناسب (‌در مورد کار مربوطه) داده شود.

۲-۱-۵) انواع اطلاعات

دسته بندی های مختلفی از اطلاعات وجود دارد که یکی از رایج ترین آن ها عبارت است از(مومنی، ۱۳۸۰، ص ۱۷):

الف )اطلاعات عملیاتی^[۷۴] – این اطلاعات عبارتند از:

۱٫ اطلاعاتی که در فرایند صنعتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۲٫ اطلاعاتی که در داد و ستدها و عملیات مشابه مورد استفاده می‌باشد، مانند اطلاعات خرید و فروش.

۳٫ اطلاعاتی که در امور دفتری مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ مانند مکاتبات و ارتباطات.

ب )اطلاعات مدیریتی^[۷۵]– این اطلاعات در پشتیبانی مدیران مختلف مورد استفاده می‌باشد، مانند تهیه گزارش های از پیش تعیین شده برای مدیران، اطلاعاتی که در تصمیم گیری مورد استفاده است و یا اطلاعاتی که مدیران ارشد از آن ها استفاده می‌کنند.

۲-۱-۶) سیستم های اطلاعاتی^[۷۶]

از نظر فنی، سیستم اطلاعاتی، مجموعه ای از اجزای وابسته به هم می‌باشد که اطلاعات را جمع‌ آوری، پردازش، ذخیره و توزیع می‌کند تا از فرایند تصمیم گیری و کنترل سازمان پشتیبانی کند. سیستم های اطلاعاتی علاوه بر پشتیبانی از تصمیم گیری، هماهنگی و کنترل ممکن است به مدیران و کارکنان کمک کند تا مشکلات را تحلیل نمایند، موضوعات پیچییده را پیدا و فرآورده های جدیدی تولید کنند.سیستم های اطلاعاتی حاوی اطلاعاتی درباره ی افراد، مکان ها و اقدام مهم موجود در سازمان یا محیط اطراف آن است. سه فعالیت در سیستم اطلاعاتی منجر به تولید اطلاعاتی می شود که سازمان برای تصمیم گیری، کنترل عملیات، تجزیه و تحلیل مشکلات و تولید کالا و خدمات جدید به آن ها نیاز دارد. این فعالیت ها عبارتند از(لاودن ، ۱۳۸۰، ص۸۹):

الف)- درونداد^[۷۷]، که داده های خام ^[۷۸]در محیط سازمان یا در خود سازمان جمع‌ آوری و وارد سیستم
می‌شوند.

ب)- پردازش، که ورودی های خام را به شکل معناداری تبدیل می‌کند.

ج)- برونداد، که اطلاعات پردازش شده را برای افراد یا فعالیت هایی که به آن ها نیاز دارند ارسال می‌کنند. البته بازخورد نیز وجود دارد که بازخورد ‌برون‌دادی است که برای افراد مناسب سازمان بازگشت داده می شود تا مراحل قبل را ارزیابی و تصحیح نمایند.

فن آوری های اطلاعاتی،ما را قادر می‌سازد تا سیستم های اطلاع رسانی کارآمد به وجود آوریم. بدون کاربرد معقول فن آوری های اطلاعاتی، فعالیت ها تقریبا بی فایده و بی حاصل خواهد بود. برای سهولت تصمیم گیری به اطلاعات نیاز داریم. هدف اصلی سیستم های اطلاعاتی کسب اطلاعات، پردازش آن ها به صورت مفید و در دسترس قراردادن آن ها برای انجام دادن وظایف مختلف یک سازمان است. هدف یک سیستم اطلاعاتی، تولید اطلاعاتی با کیفیت و روز آمد است. مواد خامی که از آن ها اطلاعات را به دست می آوریم، داده نام دارد.برای تولید اطلاعات مورد لزوم باید داده ها را به طریق مقتضی پردازش کرد. در یک سیستم دستی، پردازش داده ها و تبدیل آن به اطلاعات توسط افراد و ‌بر اساس یک رشته دستورالعمل انجام می‌گیرد(خادمی ۱۳۸۶، ص۲۳).

اطلاعات از طرفی به عنوان بازخورد، مدیریت شرکت ها را از نتایج عملکرد واحدها و زیر سیستم های مختلف آگاه می‌سازد و در اعمال کنترل فعالیت های این واحدها، آنان را یاری می‌کند و از طرف دیگر، در ردیف منابع مهم سازمانی قرار دارد و همان طوری که مدیریت منابع انسانی، مدیریت منابع مالی، مدیریت تولید و نظایر آن در یک شرکت اهمیت دارد مدیریت منابع اطلاعاتی نیز به دلیل اهمیت نقش آن و رشد روز افزون فن آوری از اهمیت خاص برخوردار است.سیستم های اطلاعاتی در یک شرکت را می توان از دیدگاه های مختلفی مورد بررسی قرار داد ولی معمولا آن رابر حسب و وظایف مختلف سازمانی تعریف می‌کنند. استاندارد خاصی برای این وظایف وجود ندارد، اما غالبا شرکت ها دارای وظایفی مثل امور مالی، نیروی انسانی، بازاریابی و فروش، تولید، تدارکات و نظایر آن می‌باشد، که سیستم های اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف یا واحدها شکل می‌گیرد. ممکن است داده ها و اطلاعات یکسانی، مورد استفاده چند واحد سازمانی قرار گیرد اما این واحدها از لحاظ فعالیت ها و مسئولیت های سازمانی مجزا هستند. ‌بنابرین‏ هر یک از آن ها، یک سیستم اطلاعاتی مختص همان واحد می بایست ایجاد شود(رفیعی کرکوند، ۱۳۸۳، ص ۴).

۲-۱-۶-۱) عوامل انسانی مؤثر بر استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت

باید در نظر داشت که عوامل انسانی در استقرار سیستم های اطلاعات مدیریت تاثیر گذار است. در این رابطه عوامل موفقیت و شکست ناشی از عوامل انسانی عبارتند از(مشایخی و دیگران، ۱۳۸۴، ص ۱۹۸):

الف )عوامل موفقیت- این عوامل شامل موارد زیر است:

• • مهارت ها، توان تخصصی و دانش طراحان، رهبران و مدیران

• • باور و نحوه نگرش مدیران به کامپیوتر و سیستم

• • میزان مشارکت کاربران