تأثیر فرهنگ بر رفتار مدیریت دانش در سازمان
تحقیقات لانگ و فای (۲۰۰۰) در بیش از پنجاه شرکتی که پروژه مدیریت دانش داشتند، نشان داد که فرهنگ سازمانی تا حد وسیعی بر خلق و به‌کارگیری دارایی‌های دانشی یا فکری اثر دارد. لانگ و فای معتقدند که فرهنگ بر رفتارهای مرتبط با خلق، تسهیم و کاربرد دانش به چهار روش تأثیر می‌گذارد. اول اینکه فرهنگ – به ویژه خرده‌فرهنگ‌ها- مفروضاتی را در خصوص ارزش داشتن مدیریت دانش شکل می‌دهد. دوم اینکه فرهنگ، روابط بین دانش فردی و سازمانی را تعریف می‌کند، تعیین می‌کند از چه کسی انتظار می‌رود دانش خاص خود را کنترل کند، همچنین چه کسی باید آن را تسهیم کند و چه کسی می‌تواند دانش را پنهان کند. سوم اینکه فرهنگ، بافتی برای تعامل اجتماعی ایجاد می‌کند که تعیین می‌کند چگونه از دانش در وضعیت‌های خاص استفاده شود. چهارم، فرهنگ شکل‌دهنده فرآیندهایی است که از طریق آنها دانش جدید – همراه به عدم قطعیت‌هایش- در سازمان‌ها خلق می‌شود، سندیت می‌یابد و توزیع می‌شود. این چهار دیدگاه اقدامات خاصی به مدیران پیشنهاد می‌دهند که بتوانند جنبه‌های متفاوت فرهنگ را که بر رفتارهای مرتبط با دانش تأثیر می‌گذارند، ارزیابی کنند (لانگ و فای، ۲۰۰۰)

( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. )

1. 1. فرهنگ، مفروضاتی را درباره اهمیت دانش مهم، شکل می‌دهد. مدیریت باید کشف کند که چگونه اولویت های فرهنگی از خلق و تسهیم مؤثر دانش درباره یک فرایند یا فعالیت خاص حمایت یا جلوگیری می‌کنند؛ برای مثال اینکه آیا رفتن به کلاس مهارت‌آموزی، فعالیت کم‌اهمیت‌تری از انجام کارهای روزانه است؟ بنابراین، مدیریت باید رفتارهایی را شناسایی کند که نشان دهد مجموعه ویژه‌ای از فعالیت‌های دانش افزایی برای سازمان حیاتی است. سرانجام، مدیریت باید مشخص کند که کدام هنجارها و رویه‌های سازمانی در برابر رفتارهای جدید مورد نیاز به عنوان موانع عمل می‌کند.

1. 1. فرهنگ، روابط بین سطوح دانش را تعدیل می‌کند. مدیریت باید ارزشیابی کند که چگونه فرهنگ موجود توزیع مجدد دانش را تسهیل یا تضعیف می‌کند و چگونه طرزتلقی‌های مربوط به مالکیت دانش می‌تواند تغییر داده شود. برای مثال، مدیریت باید شناسایی کند که رهبران باید با چه رفتارهای جدیدی برای انتقال یک تغییر جهت از ارزش‌گذاری دانش فردی به دانش جمعی نشان دهند. همچنین، مدیریت باید شفاف کند که کدام رویه‌ها باید برای تقویت استفاده از دانش جمعی تغییر کنند.

1. 1. فرهنگ، بافتی برای تعامل اجتماعی خلق می‌کند. مدیریت باید هنجارها و رویه‌هایی را که موانعی برای بحث درباره موضوعات حساس هستند، شناسایی کند. مدیریت باید شواهدی را مبنی بر اینکه مدیریت ارشد قابل دسترسی است بیابد و ارزشیابی کند. ایا عناصر فرهنگی وجود دارند که مانع از تعاملات عمودی شوند؟ مدیریت باید هنجارها و رویه‌هایی را در شرکت بیابد که تعاملات فراوان و انتظار حل مسأله همکارانه را تشویق یا تضعیف می‌کنند.

1. 1. فرهنگ، خلق و پذیرش دانش جدید را شکل می‌دهد. مدیریت باید دانش جدید مهمی را که در سازمان نادیده گرفته شده، بی‌اهمیت تلقی گردیده یا ناشناخته مانده، جستجو کند. چه هنجارها و رویه‌هایی برای پذیرش، خلق یا کاربرد این دانش مانع ایجاد می‌کنند. مدیریت باید نمونه‌هایی از دانش جدید پذیرفته شده یا خلق شده را که به نوآوری در درون شرکت منجر شده‌اند، جستجو کند و از آنها درس بگیرد.

تحقیقات انجام شده در دانشکده مدیریت کرانفیلد بریتانیا نشان داد که فرهنگ در صدر فهرست مسائل سازمان‌ها درباره مدیریت دانش قرار داشته است. تغییر این نگرش که: «ما آن را به روش دیگری انجام نمی‌دهیم»، به این نگرش که «چه کسی می‌داند چگونه آن را بهتر انجام دهیم»، مستلزم تغییر زیاد در رویه‌های کاری و روابط است (وارد و پپارد، ۲۰۰۲). افراد و مسائل فرهنگی هم به عنوان ابزارهای ضروری و هم به عنوان مانع مهم تسهیم و خلق دانش مورد توجه هستند.
مؤلفه های فرهنگ سازمانی از دید رابینز عبارتاند از: حمایت مدیریت، حس تعلق سازمانی و مشارکت در تصمیمگیری که در ادامه به توضیح هر یک میپردازیم.
۲-۶-۳- حمایت مدیریت
میزان ارتباط سازنده مدیران سازمان با کارکنان را که به آنان کمک و از آنان پشتیبانی میکنند، حمایت مدیران میخوانند (رضائیان، ۱۳۸۴). حمایت مدیریت آنقدر حائز اهمیت است که برخی از صاحب‌نظران در طبقهبندی انواع فرهنگ سازمانی، فرهنگ حمایتی را یکی از انواع فرهنگهای سازمانی معرفی میکنند. در فرهنگ مبتنی بر حمایت، اعضای سازمان با مدیران رابطه نزدیکی دارند و سلسله مراتب محدود است (کارنیرو^[۱۵۷]، ۲۰۰۰).
۲-۶-۴-حس تعلق سازمانی
میزان یا درجهای است که افراد، کل سازمان را معرف خود میدانند. هویت سازمانی توسط بعضی از صاحبنظران به عنوان احساس ادراک جمعی اعضای سازمان در مورد جنبه ها و ابعاد متفاوت سازمان تعریف شده است. این ادراکات جمعی عمیق و نسبتاً پایدارند و موجب تفکیک سازمان از دیگر سازمانها میشوند. تعلق سازمانی حدی است که اعضای سازمان خود را با کل سازمان، نه با گروه خاصی، یکی می‌دانند و دوست دارند که با آن مورد شناسایی قرار گیرند. مواردی مانند، میزان تعهد و وفاداری به سازمان، احساس غرور و افتخار، تمایل به ماندن در سازمان و … همه به علت حس تعلق سازمانی است (ویگ^[۱۵۸]، ۱۹۹۹). همچنین، بررسیها نشان میدهند که در سازمانهای دانشمحور، ساختار سازمان مبتنی بر تیم‌های دانشی است که از کارکنان منتخب برای به اشتراک گذاشتن دانش ضمنی و مهارتهایشان تشکیل میشوند (والزک^[۱۵۹]، ۲۰۰۵).
۲-۶-۵- مشارکت در تصمیمگیری
عبارت است از چگونگی فرایند تصمیمگیری و مشارکت کارکنان در این فرایند. در سازمانهای خلاق، مشارکت جمعی، بهرهگیری از نظرات کارکنان و همفکری در چارچوب سیستمهای ارتقاء، به طور گسترده‌ای رایج هستند و جزء فرهنگ سازمانی به شمار میروند. در یک تعریف کلی، «مشارکت» را «ساختار تصمیمگیری» و «فعالیت داوطلبانه افراد و نیروها» بر اساس اداره، انتخاب و تفسیر در اوضاع و شرایط عینی تعریف کردهاند (مارتینسون^[۱۶۰]، ۲۰۰۰).
۲-۶-۶- عامل مدیریتی
لازمه اجرای موفق هر پروژه، پشتیبانی کامل و همهجانبه مدیریت از آن میباشد. پیادهسازی مدیریت نیز از این قاعده مستثنی نیست و حتی میتوان گفت به دلیل پایهای بودن بحث فرهنگسازی سازمانی در مدیریت دانش و نقش مدیریت سازمان در این فرهنگسازی، حمایت بیشتری را از سوی آنها میطلبد. بهعبارتی مدیریت دانش، نیازمند رهبری اثربخش است. شرط لازم برای اخذ نتایج موفقیتآمیز در اجرای روند مدیریت دانش این است که مدیریت، دارای انگیزه و در امور پیشرو باشد (کارل کاست^[۱۶۱]، ۲۰۰۳). و نیز به میزان بالایی قادر به فراهم آوردن فرایندهای سازمانی فعال و مبتکر بوده و همچنین به رشد دانش کمک کند (مانیوئل و ابر، ۲۰۰۳؛ یوهی بین و همکاران، ۲۰۰۴). در چنین شرایطی مدیریت دانش در پیکره‌ سازمان نفوذ کرده و بر همه فرآیندها، کارکردها و فرهنگ و ارزشها تأثیر گذاشته و اعضا را در همه سطوح و بخشها در برمیگیرد. در واقع، میزان ارتباط سازنده مدیران سازمان با کارکنان را که به آنان کمک و از آنان پشتیبانی میکنند، حمایت مدیران میخوانند(رضائیان، ۱۳۸۴). حمایت مدیریت آنقدر حائز اهمیت است که برخی از صاحبنظران در طبقهبندی انواع فرهنگ سازمانی، فرهنگ حمایتی را که یکی از انواع فرهنگهای سازمانی معرفی میکنند. در فرهنگ مبتنی بر حمایت، اعضای سازمان با مدیران رابطه نزدیکی دارند و سلسله مراتب محدود است (کارنیرو^[۱۶۲]، ۲۰۰۰).
کوکاسسمل (۲۰۰۲) ده عملکرد مدیران را در ارتباط با اجرای مدیریت دانش در دانشگاههای تحقیقاتی آمریکا به شرح زیر خلاصه کردهاست: ۱- تخصیص منابع مالی لازم برای فعالیتهای مرتبط با بخش مدیریت دانش، ۲- استفاده از درآمدهای بالقوه تولید شده از مدیریت دانش، ۳- تلاشهای ارزنده و رضایتبخش در جهت رشد دانش سازمانی، ۴- تبیین اهداف و آمال مدیریت دانش بین کارکنان، ۵- فراهم ساختن زیرساختهایی که اعضای دانشگاه را به یکدیگر نزدیک کند، ۶- تدوین اهداف و برنامههای دانشگاه بر مبنای دانش، ۷- تسهیل راه های انتقال دانش، ۸- ارتباط دادن مدیریت دانش به بودجه، ۹- فراهم ساختن امکان دسترسی به یک هوش سازمانی در تمام سازمان و ۱۰- به وجود آوردن جو اعتماد و اطمینان در سازمان (متاکسیوتیس و همکاران^[۱۶۳]، ۲۰۰۵).
۲-۶-۷- فناوری‌های مدیریت دانش
طبق برآورد آی.دی.سی^[۱۶۴] تقریباً ۲/۳ درصد دانش سازمانی نادرست است یا اینکه هر سال کهنه مـــیشود. همچنین ۵/۴ درصد دانش سازمانی به دلیل ترک خدمت کارکنان، عدم مدیریت اطلاعات و احتکار دانش، مفقود یا مخفی میشود. در حالی که برخی از این دلایل، مسائل فرهنگیاند، سایر موارد میتواند از طریق همسو کردن سیستمهای مدیریت محتوا، خطمشیهای اطلاعاتی و کار دانشی حل شود.
این بخش، مجموعه مهمی از فناوریهای مدیریت دانش را مورد بحث قرار میدهد که در نتیجه مصاحبه با دستاندرکاران مدیریت دانش در سرتاسر جهان (اروپا، آمریکا، آسیا و استرالیا)، اقدامات مؤسسات مشاورهای در زمینه مدیریت دانش و مطالعه گزارشهای کنفرانسها و کارگاههای مدیریت دانش در سرتاسر جهان طی سالهای ۲۰۰۲ و ۲۰۰۳ میباشد (رائو^[۱۶۵]، ۲۰۰۵).
۲-۶-۸- مدیریت محتوا
امروزه تعداد شرکتهایی که سیستم‌های مدیریت محتوا^[۱۶۶] را به منظور ثبت تجارب موفق، درسهای آموخته شده، دانش توسعه محصول، دانش مشتریان، دانش مدیریت منابع انسانی و دانش روشها اندازه‌گیری کردهاند، روبه افزایش است. تیم‌های محتوا، نقشه های دانش و متنی کردن جریان کار^[۱۶۷] میتوانند استفاده مجدد محتوا را به طور مؤثر تضمین کنند.
سیستم‌های پیشرفته مدیریت محتوا شامل ویژگیهای اکتشاف بدون مرز^[۱۶۸]، الگوهای تألیف^[۱۶۹]، حفظ انسجام صفحات و پیوندهای شبکه، بازنگری دورهای، آرشیو، کنترل نسخه، تعیین قواعد، شاخصها، ممیزها، دسترسی مجاز و اصلاحات اجرایی میشود.
قبل از هر چیز، سازمان باید به منظور تعیین حوزه های کلیدی دانش درونی و بیرونی به ممیزی دانش سازمانی مبادرت کند. طبق نظر کلار هارت، مدیر عامل فاکتیوا^[۱۷۰]، دامنه این حوزه ها از دانش مشتری تا هوشمندی کسب و کار در تغییر است. شرکت اکسنچر^[۱۷۱] که سیستم مدیریت دانش لوتوس-نوتز- بیسد^[۱۷۲] را در سال ۱۹۹۲ اجرا کرد، در سالهای اخیر با مسائلی مانند تراکم، دوبارهکاری و مازاد اطلاعات روبهرو شد. در حال حاضر، سیستم اکسچنج نالج^[۱۷۳] دارای یک معماری و طراحی استاندارد است و ۷۰ هزار حرفهای برای تسهیم اطلاعات درباره روششناسیهای پروژه، چرخه های فروش، برنامههای جاری و سایر یادگیری‌های مراجعان به آن دسترسی دارند. بیش از ۳۶۰۰ پایگاه داده وجود دارد و ۲۵۰ مدیر دانش مسئول بازنگری محتوا و انتخاب تجارب موفقاند. این تجارب در درون بخشهای مشخص شبکه ترکیب و در دسترس گردانندههای خبره^[۱۷۴] و مراجع بیرونی نیز قرار داده میشوند.
به علاوه، استراتژی مدیریت دانش شورون^[۱۷۵] شامل تسهیم تجارب موفق، الگوبرداری داخلی و خارجی، شبکهسازی، ابزارهای برنامه ریزی جدید و نرمافزار پیگیری کار میشود. این موارد از طریق نقشه منابع تجارب موفق، برنامه جامع فرایند^[۱۷۶]، کنفرانس سالانه کیفیت، و اینترانت لینک اطلاعاتی جهانی^[۱۷۷] به نمایش گذاشته میشوند.
طبق نظر رایان اسکیاندری، مهندس ارشد سیستم‌ها در اینتروون^[۱۷۸]، یک پلت فرم خوب طراحی شده باید بتواند انواع، منابع و الگوهای مختلف دسترسی محتوا را مدیریت کند. منابع محتوا شامل کتابخانههای سازمانی، فعالیتهای پروژه و راهنماهای پرسنلی میشوند. محتوا میتواند ساختارمند یا غیرساختارمند شود؛ بخشی از آن در طی فعالیتهای دانشی به‌هنگام (از جمله، طوفان فکری آنلاین) ایجاد و تجزیه و تحلیل میشود.
محتوای سازمانی ویدئوها، خطمشیهای سازمانی، وبسایتهای بیرونی و آرایه های الکترونیکی را شامل میشود. طبق نظر اسکیاندری تقریباً ۶۰ تا ۷۰ درصد محتوای پورتال، غیرساختارمند است. این محتوا را که از طریق پورتال دانش سازمانی در دسترس است، معمولاً تعدادی از کاربران کسب و کار: بازاریابی، منابع انسانی، آموزش، ارتباطات سازمانی، پشتیبانی فناوری، فروش و مدیریت ارشد، مدیریت و حفظ می‌کنند. تیم ویرایش جهانی^[۱۷۹] در زیمنس از سیستم مدیریت دانش، از طریق کنترل کیفیت مدارک و اسناد و تهیه خلاصه های مکتوب حمایت میکند.
موضوعات دانش در زیمنس عبارتند از: تجارب موفق، نوآوریها، درسهای آموخته و روشها. فعالیت‌های محتوا در یک سیستم مدیریت دانش عبارتند از: تألیف، مدیریت و تحویل محتوای سازمانی. این فعالیتها باید تضمین کنند که محتوای کسب و کار سازگار، با کیفیت، ایمن، به موقع و با اهمیت است.
طبق نظر دیوید اسنودن «باید بخاطر داشته باشیم که دانش فقط چیزی نیست که بتواند مدیریت شود، بلکه جریانی است که باید بارور شود و این مستلزم درک اکولوژی پیچیده دانش است.›› (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).
۲-۶-۹- طبقهبندی دانش
ابزارهای خودکار مانند طبقهبندی رایانه ای نیز به اقدامات مدیریت دانش کمک میکنند. طبقهبندی دانش^[۱۸۰] باید با اهداف و استراتژیهای کسب و کار متناسب شود. فعالیتهای طبقهبندی دانش سه نوع است: استفاده از ابزارهایی با طبقهبندی از قبل انجام شده، استفاده از ابزارهایی با انجام طبقهبندی به طور خودکار و پویا، و استفاده از این ابزارها همراه با مداخلات انسانی. «بلو کراس بلو شیلد فلوریدا^[۱۸۱]» از ابزارهای نرم‌افزاری برای طبقهبندی و همچنین طبقهبندی خودکار(یا تعیین واژگانی برای مستندات مشخص) استفاده کرده است. یک ابزار خودکار میتواند به طور قابل ملاحظهای زمان انجام طبقهبندی را کاهش دهد. با وجود این، ضروری است افراد نتایج را بازنگری کنند. ابزارهای مؤثر میتوانند برای ایجاد و آزمون طبقه‌بندیهای جدید با ابعاد عمق، وسعت و جزئیات مورد استفاده واقع شوند. حفظ طبقهبندی برای مدیران و همچنین درک آن برای کاربران باید آسان باشد (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).
۲-۶-۱۰- گروهافزار
ویژگیهای مطلوب گروهافزار^[۱۸۲]ها در بافت مدیریت دانش عبارتند از: برقراری پیوند^[۱۸۳]، نقشهکشی دانش، نظرسنجی، خلق گروهی اسناد، درجهبندی، اطلاعیه و مدیریت دسترسی.
شرکت ریو تینتو^[۱۸۴] (یک شرکت منابع طبیعی)، سی گروه تسهیم تجربه (سی.او.پی^[۱۸۵]) را برای بهبود کسب و کار تشکیل داده که یازده گروه برای همه کارکنان قابل دسترس است و در موضوعاتی از قبیل استانداردهای محیطی، ایمنی، زیرزمینی، و عملیات دراگلاین فعالیت میکنند. این شرکت در فوریه ۲۰۰۲ همان ریو تینتو کلابوریتیو^[۱۸۶] را برگزار و یک وسیله‌ی تیمی^[۱۸۷] برای استفاده از پست الکترونیکی به عوض دسترسی مستقیم شبکه ابداع کرد.
در سال ۱۹۹۴ برنامه مدیریت سرمایه فکری شرکت آی.بی.ام اجرا شد. این چارچوب در خطمشی‌ها، فرآیندها پرسنل، ارزش‌ها و فناوری شرکت گنجانیده شد. ابزارهای کلیدی مورد استفاده عبارتند از: آی.سی.ام است وب^[۱۸۸] (زیرساختار در سطح سازمانی)، نالج کافی^[۱۸۹] (برای همکاری) و کوکپیت نالج^[۱۹۰] (برای هوشمندی کسب و کار و اکتشاف دانش).
شرکت زیمنس مدیکال سولوشن^[۱۹۱] یک پورتال اینترانتی مبتنی بر اوپن تکستز لیو لینک^[۱۹۲] دارد که از همکاری، تسهیم دانش مبتنی بر شبکه^[۱۹۳] و مدیریت اسناد حمایت میکند. در فرهنگ شرکت مک کینزی، متخصصان از استفاده مجدد تجارب کد شده دیگران گریزان و به دنبال راهحلهای منحصر بفردند. آنها به عوض جستجوی اطلاعات در پایگاه های داده اینترانت، ترجیح میدهند با تفکر خلاقانه به اطلاعات مورد نیاز دست یابند. بنابراین، متخصصان مدیریت دانش بخشی از واحد منابع انسانیاند که برای در کنار هم قرار دادن افراد برای همکاری با یکدیگر تخصص دارند. مؤسسات علمی از جمله دانشگاه جورج واشنگتن از ابزارهایی مثل انتوپیا کوانتم سولوشن^[۱۹۴] به منظور ایجاد پلت فرمهای محتوا و همکاری بین دانشکده و دانشجویان، از طریق ایجاد پیوندهای اجتماعی برای تشویق تسهیم دانش پنهان، استفاده میکنند (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).
۲-۶-۱۱- گروه های تسهیم تجربه آنلاین
وارد و پپارد (۲۰۰۲) معتقدند که گروه ها تسهیم تجربه آنلاین^[۱۹۵] به منظور «خلق و تبادل دانش و توسعه قابلیت‌های اعضای خود به وجود میآیند». همچنین داونپورت و پروساک (۲۰۰۳) بحث میکنند که گروه تسهیم تجربه «گروهی معمولاً غیر رسمی و خود سازمان یافته از افراد است که دانش را با یکدیگر تسهیم میکنند، و بر مبنای منافع، مسائل و علایق مشترک در مورد فعالیتهای خاص برانگیخته میشوند». کلینز (۲۰۰۳) تصریح میکند که اعضای این گروه ها به ندرت از لحاظ میزان دانش یکسانند. همه گروه های تجربه درگیر فعالیتهای مرتبط با دانشاند، با وجود این ماهیت این فعالیتها متفاوت است. بر این اساس، این محققان گروه های تجربه را به دو نوع تقسیم میکنند: گروه تسهیم دانش^[۱۹۶] که در آن حداقل برخی افراد آمادگی دارند دانش خود را با سایر اعضا تسهیم کنند. دانشی که تسهیم میشود، ممکن است از نظر نوع (دانش ضمنی یا دانش صریح یا ترکیبی از هر دو) متفاوت باشد. ویژگی مشترک گروه های تسهیم دانش این است که حداقل برخی از اعضاء (یا همه) در طی فعالیتهای گروه از دیگران دانش به دست میآورند. نوع دیگر، گروه توسعه دانش^[۱۹۷] است که فعالیتهایش آشکارا تسهیم دانش را افزایش نمیدهد، بلکه محیطی را فراهم میکند که در آن افراد دانش خود را توسعه دهند.
از طرف دیگر، استفاده از گروه های تسهیم آنلاین به عنوان یک ابزار مؤثر برای تبادل و حفظ دانش روبه افزایش است. ای.پی.کیو.سی^[۱۹۸] گروه های تجربه را به چهار دسته طبقهبندی میکند: کمک کردن (تسهیم بینشهای همردیفان، مثل تک کلوپز دایملر کرایسلر^[۱۹۹])، تسهیم بهترین تجربه (تسهیم تجارب مستند تأیید شده کاربر، مثل شولامبرگر این تاچ^[۲۰۰])، تسهیم دانش (پیوند اعضا برای مثال سی.جی.ای.وای) و نوآوری (تولید ایده در بین مرزها برای مثال زیمنس شرنت) (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸).
۲-۶-۱۲- پورتالهای سازمانی
طبق نظر استیون ان.جی^[۲۰۱] – مدیر پورتالهای کسب و کار منطقه آسیای جنوب شرقی آی.بی.ام – پورتالها نشان دهنده «چهره» مدیریت دانش بوده، به خلق محیط کاری بر اساس نیاز تک تک افراد سازمان کمک میکنند. یک پورتال خوب طراحی شده میتواند یک کانال تحویل درخواست‌های مدیریت دانش در هر زمانی و مکانی باشد. پورتالهای دانش نقطه تعامل و هماهنگی برای همکاری (تقویم، فردیابی)، اجرا (هوشمندی کسب و کار) و مدیریت اطلاعات (داراییهای دیجیتالی، تجسمبخشی به داده ها) هستند. پورتال‌های سازمانی^[۲۰۲] مخاطبان گوناگونی دارند: کارکنان، شرکاء و مشتریان. پورتال، دسترسی به دامنه وسیعی از درخواستها، محتوا، خدمات، فرآیندها و افراد را فراهم میکند. طبق نظر استیون ان.جی، کارکنان آی.بی.ام امروزه پورتال مان (دابلیو تری) را به عنوان معتبرترین، مفیدترین و مهمترین منبع اطلاعات می‌دانند؛ دو سوم کارکنان آی.بی.ام باور دارند که پورتال اکنون برای انجام کارهایشان حیاتی است و در زمان ارزشمندشان صرفهجویی ایجاد میکند. البته نگهداری پورتال میتواند به خاطر تغییرات در افراد، فرایندها و اطلاعات هزینهبر باشد. پورتال سازمانی یک روش مدیریت محتواست و دسکتاپ دانش باید یک محیط عملیاتی برای کاربران نهایی خلق کند. پورتالهای دانش سازمانی پلتفرمهای مفیدی برای برقراری پیوند بین کارکردهای مدیریت دانش هستند. پورتالهای سازمانی احساس وحدت در میان کاربران ایجاد و امکان دسترسی به دانش و کارشناسانی را که دارای دانش هستند، فراهم میکنند. در جدول ذیل، دیدگاه های برخی از نویسندگان مدیریت دانش درباره نیازمندی‌ها و اهداف پورتالهای دانش سازمانی خلاصه شده است (قلیچ‌لی، ۱۳۸۸: ۱۲۰-۱۲۱).
جدول ۲-۷: اهداف و نیازمندی‌های پورتال دانش سازمانی